В процессе работы возникает необходимость решать вопросы с документацией. При приеме на работу каждый сотрудник пишет заявление. Порядок написание известен каждому. А вот, что касается докладных записок, могут возникнуть некоторые трудности.
Докладная записка — это документ, который содержит важную информацию для руководителя компании. Может быть оформлена любым сотрудником фирмы. Документ должен быть правильно оформлен. Только тогда он подлежит рассмотрению и может быть предъявлен в качестве проверки изложенные фактов. Поэтому необходимо знать как написать докладную записку правильно. Существует несколько простых правил, которые помогут в написании.
Какие бывают докладные записки
Служебная записка не зря получила название накладной. В таких документах излагаются факты некорректной работы сотрудников компании.
Многие считают, что нет единого правила оформления. Пишется записка в произвольной форме. На самом деле это не так. У каждой организации есть внутренний устав. Оформление любого документа требует определенного стандарта выполнения.
Служебные записки можно классифицировать на:
- Информационные. В них содержится важная информация для руководителя, которую передать можно только в письменной форме.
- Отчетные. Составляется по всем правилам организации. Необходима для подтверждения действий сотрудника.
- Инициативные. Излагаются предложения для улучшения качества работы организации.
Кроме того, документ может быть внутренним и внешним. Первый составляется на имя руководителя фирмы, второй — вышестоящие инстанции. Записка может содержать любую информацию, которая касается деятельности организации. Если сотрудник считает нужным информировать руководство, то может сделать это в такой способ.
Особенности оформления
Как и любой документ служебная записка должна быть оформлена по регламенту компании. Заполняется на имя начальника фирмы. Только официальный документ подлежит рассмотрению. В обязательном порядке руководитель должен отреагировать на обращение сотрудника. Принять меры, и решить сложившуюся проблему, если таковая имеется.
Необходимость в составлении служебной записки может быть разной. Если имеет место быть спор производственного или административного характера, когда без участия руководителя не обойтись.
Возможно есть предложения по улучшению работы, внедрению новых идей, которые требуют рассмотрения.
Затяжные споры, конфликтные ситуации, несогласие с решением руководителя также относятся к служебным запискам.
Отчеты о работе тоже оформляются соответствующим образом, также относятся к типу докладных.
Принцип правильного оформления
Первое, что необходимо указать — это наименование предприятия и имя директора. В правом верхнем углу пишется стандартная «шапка», согласно регламенту организации. По центру пишется название документа (докладная). Далее описывается суть проблемы. Важно описать каждую деталь, чтобы руководству было проще разобраться в сложившейся ситуации. Проводить личные оценки, характеристики и двое строго запрещено. Только конкретные факты.
Единого правила на законодательном уровне по написанию докладных нет. Но это вовсе не значит, что документ не должен быть оформлен должным образом.
В конце обязательно ставится дата и подпись. Это не анонимный документ. Кроме подписи указываются инициалы и занимаемая должность.
Служебная записка подается на рассмотрение руководителю. Директор обязан провести разбирательство по изложенной проблеме. Только после выяснения обстоятельств составляется резолюция. На основе которой внедряются новые указания директора. Максимальный срок рассмотрения и решения проблемы — не больше года. Есть возможность досрочного прекращения. Может быть по инициативе директора или сотрудника, который подал служебную записку.
(4 оценок, среднее: 3,75 из 5)
Загрузка...
